姓 名 | | 岗位(职位) | 行政人事主管 | 所属部门 | 行政人事部 |
直属上司 | 物业经理 | 岗位(职位) | 物业经理 | 直属下级 | 行政助理、司机、饭堂主管、舍监 |
工作职责 | 在物业经理的领导下，全面负责公司日常行政、人事事务工作。 |
工作内容 | - 在物业经理的领导下，全面负责公司人员的招聘、培训、考评、制订年度人员编制及招聘、培训费用。
- 年度人员的编制审核、统计年度人力资源的费用；按时按质向各用人部 门输送人力资源并落实开发、培训。
- 组织各类公司活动,提高员工的集体荣誉感,培养员工的团队精神,使员工有较强的凝聚力,做好员工的思想教育工作。
- 负责各类招聘、转正、考评、考核的依据标准，为各部门员工的聘用、转正、升降、晋级、解聘提供科学的数字依据，及操作程序规范。
- 行政人事管理机制，监督《员工手册》执行情况，嘉奖好人好事，处罚违纪失职。
- 协调公司各部门的关系，对内负责理顺管理人员之间的关系，处理员工的重大投诉。
- 负责员工考勤、奖金、津贴、劳保、保险及其他福利的审核管理，主持每月考勤、考评、提交工资表交财务部审核每月的次月二号交。
- 监督各部门办公制度的执行，配合上级监督公司制度的执行情况。
- 负责公文的起草、传递、落实、跟进、工作进度、档案管理，公章的使用监督。
- 负责新进员工的制服、工卡、体检、工作台、文具、通讯工具、钥匙、岗位内容、工作表现、适应程度，积极与用人部门协调，解决有关疑难问题。
- 工衣的收发、修补，离职的折旧管理。
- 各类办公设施、文具、易耗品的采购、保管，及年度统计固定资产，行政费用，编制次年的计划。
- 车辆的调派、管理。
- 膳食饭堂、宿舍内务的管理。
- 小区报刊、通讯的汇总，公司月刊的编制、印发、宣传，20号收集各部门信息，28日出刊。
- 收集与公司相关的法规、信息，组织各部门学习。
- 各类指示牌、表格、名片、信笺、信封、工卡、文刊的印制。
- 小区活动的组织协调。
- 参加公司每周例会，各部门当值晨会及主持行政人事部例会。
- 与相关人事，劳动及部门保持良好工作关系。
- 完成上级交办的其它任务。
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权 限 | 1）人事权: - 对行政人事部的各级员工有组阁权、奖惩权、调配岗位的决定权，解聘的建议权；
- 行政人事部编制范围内的临时员工招聘录用权；
- 行政人事部员工 200 元范围内的调薪建议权；
- 对行政人事部员工值班、公休有安排、调动、补休方式的决定权；薪资补偿方式的建议权；对人事行政部门提供的本部门员工的考勤有确认权；对行政人事部员工的考评权；
- 对行政人事部员工因工外出未打卡有签名确认权力；对员工已确认按时到岗但因其自己原因未打卡的 3 次/人/年度有确认权；对行政人事部员工加班的审报权及确认权；
- 对行政人事部员工 1天以内病请假有审批权；
- 对迟到/早退 30 分钟以内/次的行政人事部员工扣罚其基本工资 20 %以内的权力；对行政人事部员工旷工/次有扣罚其基本工资 100%以内的权力；对行政人事部员工年迟到/早退超三次有扣罚其基本工资 20 %以内的权力；
- 有了解各部门主管培养副手（储备干部）情况的权力；
- 对员工申诉有听取、调查、提出处理意见的权力。
- 了解员工思想、解决员工困难的权力。
- 对员工各种建议、意见会同相关部门研究可行性的权力。
- 财务权:
- 按公司相关财务手续申请“优秀员工”、“各种活动”等相关资金的权力。
- 按公司相关财务手续办理报销的权力。
- 按公司规定使用各类备用金的权力。
- 要求财务部及时提供收费状况的权力，以便于及时跟进费用催款工作。
- 行政管理权:
- 主持行政人事部的各类工作会议；主持行政人事部日常管理工作；组织实施行政人事部的工作目标、工作计划、工作标准、工作程序、管理制度、工作规程的权力；
- 按公司相关规定，会同审批各类经济合同权（如保险合同、消防系统维护、电梯维护、外墙清洗）；对 500元以上至3000 元以下有建议权；
- 有检查、记录、考核行政人事部员工工作状况的权务，奖惩行政人事部员工的权力；有定期不定期要求行政人事部员工出示、收集各类数据、报表、原始凭证、值班/巡查/走访记录等相关资料的权力；
- 对客户投诉事务协调组织工程、保安、财务等部门共同处理权力；对责任部门完成情况有安排回访的权力，对客户仍满意的有向经理汇报的权力；]
- 有督办各部门工作权力。
- 调动安排车辆的权力。
- 对饭堂后勤服务有督导、纠正权力，对超支部分有权不予报销。
- 对各部门的行政费用预算外的有权力予以审查合理与否。
- 协助财务部做好每年的固定资产清点、盘查工作。
- 参与管理评审，并提出整改意见的权力。
- 对各部门执行公司规章制度、运行规程、礼仪礼貌等情况予以检查，对违规予以处理。
- 申请支持权:
- 根据行政人事部的工作进展，申请专项经营资金和其他资金支持；
- 申请修改行政人事部的组织架构和人员定编、招聘计划；
- 申请专项事件调查权；
- 申请公章权；
- 与相关的保安、工程、管理处、财务、等部门沟通、协调、请求支援、互相监督权；
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工 作 关 系 | 部门 内部 | - 向物业经理负责。
- 领导行政助理、人事助理、饭堂领班、司机开展行政人事后勤服务工作。
- 督办各部门的工作。并阶段性向物业经理回复了解的情况。
- 协调各部门之间的关系，需要多个部门协助的事务。
- 协助财务部做好物资管理工作。
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部门 外部 | - 接待、处理各、消防、居委会、水、电、气等相关部门，协助管理处、
工程部、保安部做好业务关系的建立并保持。 - 接待客户重大投诉。
- 接待相关单位的参观，
- 会同业务主办部门与相关业务单位洽谈业务（如消防保养、电梯保养、游泳池
清洗、智能保养等）。 |
工作绩效 要求 | - 办公区的整洁管理；
- 员工的仪容仪表、行为举止管理；
- 会议纪律管理；
- 办公纪律管理；
- 对各部门的物品、钥匙清点、登记管理；
- 对文件资料进行分类、立档；物业档案的管理；合同及公文的管理。
- 协调各部门间工作关系。
- 督办各种工作任务的落实情况；提醒各部门在公司要求期限交办的各项事务；
- 员工入职、培训、考评、辞退的管理。
- 员工通讯录的编制及及时更新。
- 后勤服务管理。饭堂及宿舍内务管理；员工的文体活动管理、组织。
- 采购管理。
- 与相关的业务部门、部门建立良好业务关系。
- 各种企业活动的组织、管理。
- 企业文化的建立与创新。
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任职资格 | 性别 | 不限 | 学历 职称 | 行政、人力资源管理大专以上学历持相关上岗证件； | 工作 经验 | 任职行政、人事主管3年以上工作经验； |
年龄 | 28岁以上 | 工作 技能 | 能根据公司的管理目标和物业实际情况，制订组织架构、人员编制、企业发展计划和措施供领导参考， 人事录用、培训、考核等工作； 资料文档的处理工作， 电脑操作； 行政管理工作， 有较强的协调能力， 沟通能力 执行能力强 | 专业 知识 | 熟悉有关人事、劳动、保险法规； 物业管理知识 管理学 行政管理 公共关系 |
